Tratamiento de Datos Personales / COLOMBIA VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., ha decidido adoptar de forma voluntaria la presente Política, la cual establece las condiciones de organización, obligaciones de los implicados e intervinientes en el tratamiento y uso de la información de carácter personal, régimen de funcionamiento, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones tenga que solicitar, utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir. Lo anterior ha sido resuelto, con el fin de dar pleno cumplimiento a lo dispuesto por La Constitución Política de Colombia y la Ley 1581 de 2012, así como las demás normas que reglamentan y complementan el tratamiento para la Protección de Datos Personales en Colombia. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., es el Responsable del tratamiento de Datos Personales y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 13 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados la presente Política que contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. La entidad responsable del tratamiento de datos personales es VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., LLC con domicilio en Weston, Florida, Estados Unidos 1. DEFINICIONES Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Encargado del tratamiento: VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento. Responsable del tratamiento: VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento: 1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 4. Por estipulación a favor de otro o para otro. • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior solo aplicará exclusivamente para personas naturales. • Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales. • La anterior definición hace referencia a un rol o función que debe desempeñar algún funcionario designado por VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. 2. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. se encuentra comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de sus accionistas, trabajadores y candidatos a vacantes, proveedores de bienes y servicios y/o contratistas, clientes y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de este tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios, los cuales son: 2.1. Principio de acceso y circulación restringida El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente Política, de la Ley, y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos, la obligación de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. será de medio y no de resultado. 2.2. Principio de confidencialidad Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 2.3. Principio de finalidad El Tratamiento de datos personales que VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 2.4. Principio de legalidad El Tratamiento de Datos Personales es una actividad reglada que se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen. 2.5. Principio de libertad VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre y cuando, estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (p.ej. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., deberá obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales. 2.6. Principio de seguridad VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., como responsable y/o encargada del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 2.7. Principio de transparencia VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que podrán obtener en cualquier momento, gratuitamente y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que estén almacenados en las bases de datos de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. 2.8. Principio de veracidad o calidad VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; serán veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, quedando eximida de cualquier tipo de responsabilidad VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., frente a su calidad. 3. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 3.1. Tratamiento de datos públicos VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros público. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia a cargo de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. 3.2. Tratamiento de datos sensibles VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando: El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles. En adición a lo anterior, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., cumple con las siguientes obligaciones: 1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. 2. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso. 3. No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo). 3.3. Tratamiento de datos de menores VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., solo trata datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. 2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente, la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto, tal como lo indica la Ley. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 4. DERECHOS DE LOS TITULARES VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos: • Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., en su condición de responsable del Tratamiento de datos personales. • Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización. • Recibir información por parte de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales. • Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). • Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes. Este Derecho de revocatoria de la autorización no es absoluto siempre y cuando exista una obligación legal o contractual que limite este • Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. Nota: Estos derechos solamente se reconocen y garantizan sobre los datos de carácter personal de las personas naturales que se encuentren almacenados en bases de datos diferentes a la de los registros públicos. 5. AVISO DE PRIVACIDAD. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., de conformidad con el artículo 14 del Decreto 1377 de 2013, informa a todos los titulares de la información personal contenida en sus bases de datos las finalidades aplicables al tratamiento de la información definido para cada uno de los grupos de interés de la empresa, a saber: Accionistas, trabajadores y candidatos a vacantes, proveedores o contratistas, prospectos de clientes y clientes. Los titulares de la información a través de su consentimiento, aceptan de manera libre, expresa, informada e inequívoca que sus datos personales sean tratados por parte de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., para realizar las finalidades que se señalan a continuación, esto, sin perjuicio de que en cualquier momento puedan ejercer de forma efectiva su derecho de habeas data para que se garantice sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización: • Finalidades aplicables a todos los Titulares de datos personales Las finalidades del tratamiento de los datos personales que se describen a continuación se aplicarán a todos los titulares de datos personales que hayan otorgado su autorización previa, expresa e informada a VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.: Informar sobre cambios sustanciales en la POLÍTICA adoptada por la empresa; establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de la empresa; responder a las peticiones, consultas, reclamos o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados para dicho efecto, transferir o transmitir sus datos personales a entidades o autoridades judiciales o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones e informar sobre cambios sustanciales en la presente POLÍTICA. • Finalidades aplicables a los accionistas En lo que concierne a las personas naturales titulares de datos que a su vez sean accionistas y administradores de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., informar que el tratamiento de los datos personales de estos se llevará a cabo según lo establecido por el Código de Comercio Colombiano y las demás normas que regulen en la misma materia. Por lo anterior, las finalidades a aplicar a los datos personales de los accionistas será la siguiente: Identificarlo como accionista de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.; permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista y administradores de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., y recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de accionista de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. • Finalidades aplicables a los trabajadores y candidatos a vacantes Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación que adelante VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.; desarrollar una correcta gestión de la relación contractual que une al titular del dato personal con VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.; enviar comunicaciones al interior de la entidad relacionadas con su relación laboral o no; administrar los datos personales para que VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones, entre otras, asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, como también en caso de aportes a otras entidades donde el trabajador de forma previa haya autorizado el tratamiento; gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL− y demás necesarias para que VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., cumpla su deber como empleador; disponer de los datos personales del trabajador para una correcta asignación de sus herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases datos, etc.); disponer de los datos personales de los titulares para incorporarlos de forma correcta en los archivos e historias laborales; monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de video vigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo; responder al trabajador ante solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. como causa del vínculo contractual laboral; tratar los datos personales para realizar, directa o a través de un tercero, cuando sean requeridas, pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral y administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el trabajador haya previamente autorizado. En lo que concierne a los candidatos a puestos vacantes, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.; informa que los datos personales que sean captados durante el proceso de selección serán almacenados en una archivo o carpeta físico y/o digital y se identificarán con el nombre de cada candidato; la carpeta o archivo podrá ser accedido por la gerencia de Recursos Humanos, o por quien haya sido delegado o encargado del proceso de selección y gestión precontractual. • Finalidades aplicables a proveedores o contratistas de bienes y servicios Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación a su condición de proveedor o tercero de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., y demás acciones que se encuentren a cargo de la entidad, brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial a los proveedores o contratistas de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaborar solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos, evaluar los servicios ofrecidos o prestados a VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del proveedor o contratista con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física, administrar los datos de carácter personal para realizar pagos a contratistas y/o proveedores, incluida la administración de los números de cuentas bancarias para la correcta gestión de los pagos a realizar por parte de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. • Finalidades aplicables a los prospectos de clientes y clientes de los servicios públicos domiciliarios Los datos de nuestros clientes (personas naturales y representantes legales de personas jurídicas) los cuales son captados mediante formularios físicos o electrónicos, se utilizarán para las finalidades que se determinan a continuación, las cuales son consideradas necesarias para poder gestionar de forma correcta la relación contractual con VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.: Identificarlo como cliente de los productos ofrecidos por VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT, confrontar la información personal entregada con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos en aras de realizar actividades de confirmación para vender de manera adecuada los productos ofrecidos por VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.; brindar asistencia técnica y comercial y dar respuesta a sus consultas de las actividades relacionadas a su condición de prospecto o cliente de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.; realizar labores de facturación, aclaraciones y gestionar el cobro de sus obligaciones frente a VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.; transmitir o transferir sus datos personales a terceras entidades fuera del país (incluso donde no existan normas de protección de datos) cuando sea necesario para el cumplimiento de las obligaciones a cargo de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.; desarrollar estrategias de expansión de mercado, estudios de políticas tendientes a la ampliación de demanda, realización de campañas y actividades comerciales y de mercadeo; tratar sus datos con el fin de llevar a cabo actividades de fidelización, determinación de niveles de satisfacción, envío de comunicaciones comerciales; ésta actividades podrán desarrollarse a través de cualquier medio de comunicación, electrónico (correo electrónico, redes sociales como FACEBOOK, TWITTER, INSTAGRAM, LINKEDIN, etc., servicios de mensajería instantánea tales como WHATSAPP, TELEGRAM, etc.) o físico, conocido o por conocerse. 6. DEBERES DE VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., es consciente que los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. Así mismo, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. aclara que hará uso de dichos datos, solamente en cumplimiento de las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular, o por la Ley en cumplimiento de sus funciones públicas regladas; y en todo momento respeta la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., como Responsable o Encargada del tratamiento de datos personales, cumple los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y normas que la reglamenten o modifiquen, a saber: a)Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley; k) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n) Informar a la autoridad de protección de datos (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos -) cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Deber de Secreto y confidencialidad VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.. 7. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN 7.1. Generalidades sobre la autorización Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como, por ejemplo, de un contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.). En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., informará al titular de los datos lo siguiente: • El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo. • El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales. • Los derechos que le asisten como titular. • La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento. 7.2. Del derecho de acceso VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013. 7.3. Del derecho de consulta Los titulares de los datos personales podrán consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. En consecuencia, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición. Esta obligación no aplica para las bases de datos de los registros públicos administradas por VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales que no sean los contenidos en las bases de datos de registros públicos, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., garantiza: • Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros; • Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en el Aviso de Privacidad; • Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación. Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 7.4. Del derecho a reclamar El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos que no corresponda a los registros públicos de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., cuenta con las medidas de autenticación necesarias que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de recibir un reclamo que no sea competencia de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de trámite ante el derecho de reclamo se regirá por los términos y las oportunidades establecidas en el Código General del Proceso. 7.5. Del derecho a la rectificación y actualización de datos VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Al respecto, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., tendrá en cuenta lo siguiente: • En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. • VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., considere pertinentes y seguros. • VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en el Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web u oficinas de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, el procedimiento de actualización de datos se efectuará en las oportunidades, formularios y con los trámites expresamente autorizados por las disposiciones legales, reglamentarias y en la circular única de las Superintendencia de Industria y Comercio. 7.6. Del derecho a la supresión de datos. El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se regirán por la normativa especial. Para el resto de los datos, se tendrá en cuenta los siguientes supuestos: • Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales. • Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. • Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos. Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: • El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. • Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad. Nota: Cuando se trate de datos contenidos en las bases de datos de los registros públicos, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. tiene la obligación de mantenerlos como públicos en las condiciones y términos establecidos en las normas legales y reglamentarias. 7.7. Del derecho a revocar la autorización Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento. En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades: • Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales. • Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. En este caso, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo. El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando: • El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. • La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. • Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad. 7.8. Protección de datos en los contratos. En los contratos laborales, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. ha incluido cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También ha incluido la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención de la presente Política y de su ubicación, para su debida consulta. En los contratos de prestación de servicios externos que impliquen el tratamiento de datos, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. realizará la transmisión con el Encargado del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines, medios, medidas de seguridad aplicables y tratamientos autorizados por VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., y delimitará de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento. Por su parte, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales. 7.9. Transferencia de datos personales a terceros países La transferencia internacional de datos se podrá realizar mediante solicitud de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., estableciendo la finalidad, los colectivos de interesados o titulares de la información de carácter personal, los datos objeto de transferencia y la documentación que incorpore las garantías exigibles para la obtención de la autorización; en la que conste una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas, tanto por VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., como por el Responsable o Encargado de los datos en su lugar de destino. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., no solicitará la autorización cuando la transferencia internacional de datos se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y su Decreto Reglamentario. Un ejemplo de ello es el consentimiento del afectado a la transferencia, la transferencia es necesaria para establecer la relación contractual entre el afectado y el responsable de la Base de Datos y la transferencia se refiere a una transacción dineraria. 7.10. Reglas generales aplicables. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., ha establecido las siguientes reglas generales para la protección de datos personales, sensibles y de menores, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal: • VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., garantiza la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información que tenga bajo su responsabilidad. • VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. adoptó todas las medidas técnicas necesarias y posibles para garantizar la protección y control de la base de datos existentes y bajo su control. • En los casos en que la infraestructura dependa de un tercero, se cerciorará que tanto la disponibilidad de la información como el cuidado de los datos personales, sensibles y de menores sea un objetivo fundamental. • VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., realizará auditorías y controles de manera periódica para garantizar la correcta implementación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. • Es responsabilidad de los funcionarios de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., reportar inmediatamente ante la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Datos Personales - cualquier incidente de fuga de información, daño informático, violación de datos personales, comercialización de datos, uso de datos personales de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, incidentes de seguridad, violación de códigos de seguridad o cualquier tipo de conductas que puedan vulnerar la intimidad de una persona o llegue a generar cualquier tipo de discriminación. • La formación y capacitación de los funcionarios, proveedores, contratistas, será un deber y complemento fundamental de esta Política. • VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT debe identificar e impulsar las autorizaciones de los titulares, avisos de privacidad, avisos en el website, campañas de sensibilización, leyendas de reclamo y demás procedimientos para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 8. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN. • VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., garantiza que el trámite del ejercicio del derecho del Habeas Data (acceder, rectificar, cancelar y solicitar prueba de autorización del tratamiento) promovido por los titulares de datos personales se efectuará en los plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de protección de datos personales, sus decretos reglamentarios y la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Para ejercer su derecho de habeas data usted podrá dirigir su consulta o reclamo a cualquiera de los canales habilitados por VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., los cuales se identifican a continuación: correo vanessa.marquez@vmlegalservice.com o al domicilio de la compañía ubicado en la 2200 Commerce Parkway, Suite 200 Weston, Fl. • Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición. • No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la autorización cuando se trate de datos personales de personas naturales que no hagan parte de los registros públicos. (Se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013) • Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., pone a disposición de los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad. • Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., podrá poner en conocimiento ante la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura de Protección de Datos Personales -) la negación o inconformidad frente al derecho ejercido. 9. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS De acuerdo con el Decreto 090 de 2018, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. no está obligada a registrar sus bases de datos y esta Política en el Registro Nacional de bases de datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 10. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS A BASES DE DATOS Y ARCHIVOS. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la Ley 1581, cuenta con mecanismos internos de seguridad de la información para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, que son de obligatorio acatamiento por parte de los destinatarios de estas políticas. VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. y sus empresas vinculadas y/o relacionadas, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales. Es obligación de los destinatarios de estas políticas informar a VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. cualquier sospecha que pueda implicar una violación a las medidas de seguridad adoptadas por la organización para proteger los Datos Personales confiados a ella, así como cualquier Tratamiento inadecuado de los mismos, una vez tengan conocimiento de esta situación. En estos casos, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. comunicará a la autoridad de protección de datos colombiana la situación y procederá a gestionar el respectivo incidente de seguridad respecto de los Datos Personales, con el fin de establecer las repercusiones jurídicas del mismo, sean estas a nivel penal, laboral, disciplinario o civil. 11. VIGENCIA Los datos personales serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad que son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. procederá a la suspensión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. La presente Política entra en vigencia a partir de Enero de 2022. Actualizaciones de la política: VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., podrá modificar los términos y condiciones de la presente política como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen esta política, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará la nueva política en el sitio web de la organización. 12. INFORMACIÓN DE CONTACTO Si tiene alguna pregunta sobre esta política, comuníquese con VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT., o envíe su consulta directamente por cualquiera de los siguientes canales de comunicación: • Email: podrá dirigirse vía correo electrónico a vanessa.marquez@vmlegalservice.com • Oficina Domicilio Principal: Podrá dirigirse a las oficinas del domicilio principal ubicada en la 2200 Commerce Parkway suite 200, Weston, Fl. 13. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS El presente documento de protección de datos personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas y documentos:Constitución Política de Colombia Ley 1581 de 2012. Decreto 1377 de 2013. Ley 1273 de 2009. Avisos de Privacidad de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT. Cláusulas de protección de datos de VM LEGAL SERVICES DBA COLABSPOT.